Redogörelse för dataskydd – Anmälan till den internationella vänverksamheten
14.9.2021
Denna redogörelse för dataskydd och register överensstämmer med EU:s generella dataskyddsförordning (GDPR).
Registeransvarig
Den internationella vänverksamheten
Studiestad Åbo / Åbo Universitets Internationella kontoret
Kontaktpersonen som är ansvarig för registret
Amanda Viitanen
amelvi@utu.fi
+358 29 450 3142
Registrets namn
Anmälan till den internationella vänverksamheten
Hantering av personuppgifter
Personuppgifter används för att organisera internationell vänverksamhet. Deltagares namn kan synas under verksamheten i oumbärliga ärenden till andra deltagare. De personuppgifter som samlades in vid sidan av anmälan till presentkortens mottagare kommer att meddelas personaltjänster vid Åbo universitetet. Personuppgifterna kommer inte att överlåtas till aktörer utanför verksamheten.
Registrets datainnehåll
De anmälningsuppgifter till evenemanget som registrerad person själv matar in innehåller följande uppgifter:
- Personens för- och efternamn
- Bostadsort
- Personbeteckning
- E-postadress
- Telefonnummer
- Möjliga födoämnesallergier och specialdiet
- Andra saker att ta i beaktande
Stadgeenliga informationskällor
De uppgifter som deltagare själv har meddelat med en elektronisk blankett eller på andra sätt.
Principer för registrets skyddande
Uppgifterna bevaras tekniskt skyddade och på hantering av registret läggs ned omsorg. Endast de definierade personer som är med den internationella vänverksamhetens organisation och som behöver uppgifterna i sina uppdrag har nyttjanderätt till registret. Registrets upprätthållare har tystnadsplikt.
Granskningsrätt och rätten till att kräva rättandet av uppgifter
Varje person som är med i registret har rätt till att granska de uppgifterna om sig själv som har blivit lagrat in i registret och begära att möjliga felaktiga uppgifter blir tillrättalagda eller att bristfälliga uppgifter kompletteras. Ifall personen vill granska de uppgifter om sig själv som har blivit lagrat in eller begära att de blir tillrättalagda, ska hen skicka en skriftlig begäran till registeransvarig. Den registeransvariga kan vid behov be den personen som har framställt begäran om att bevisa sin identitet. Den registeransvariga kommer att svara på kunden inom den tid som har blivit stiftad i EU:s dataskyddsförordning, huvudsakligen under loppet av en månad. Den registrerade har rätt till att göra en överklagande av hantering av personuppgifter till tillsynsmyndigheten.
Uppgifternas bevaringstid
Personuppgifter bevaras så länge som det är behövligt för att den anmälan som den registrerade personen har gjort samt till dess samhörande evenemang kan möjliggöras, både till de evenemanget tillhörande fortsättningsåtgärderna, såsom att möjliggöra samlandet av feedback. Efter de till evenemanget tillhörande uppdragen har blivit utförda kommer alla till evenemanget tillhörande elektroniska dokument och pappersdokument som innehåller personuppgifter att förstöras förutom bilder och till dem tillhörande uppgifter.